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Datenaufbewahrung

Herausforderungen der Digitalisierung

Im Zuge der Digitalisierung sehen sich immer mehr Unternehmensbereiche mit neuen Anforderungen konfrontiert. Der rechtssichere und durchdachte Umgang mit persönlichen Kundendaten und anderen Informationen ist eine dieser Herausforderungen. Zusätzlich sind die Vorgaben der DSGVO im Umgang mit den Informationen zu beachten. Dies birgt neue Herausforderungen für die Aufbewahrung sowie die digitale Speicherung sensibler Kundendaten. Abb. security-2168233, Pixabay.

Digitalisierung und ihre Auswirkungen auf Unternehmen
Mit dem digitalen Wandel verschiebt sich der Fokus im Datenumgang in Richtung des papierlosen Büros. Dieser Prozess hat weitreichende Auswirkungen auf betriebswirtschaftliches Denken. Da die Digitalisierung auch im Kundenverhalten angekommen ist, beeinflusst sie die gesamte Customer Journey. Durch moderne Technologien stehen Kunden deutlich mehr Mittel zur Verfügung, Informationen über Waren und Dienstleistungen einzuholen. Unternehmen haben wiederum Möglichkeiten, Informationen über Kunden zu speichern, genauere Kundenprofile anzulegen und Kunden gezielt anzusprechen. Dies wirft die Frage auf, welche Daten im Sinne der DSGVO wie lange und in welchem Format gespeichert und genutzt werden dürfen.

Aufbewahrungspflichten und -fristen
Ein häufig diskutiertes Thema ist das Recht auf Löschung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung. Ein solches besteht nicht, wenn die Datenaufbewahrung rechtlich verpflichtend ist (vergleiche Art. 17 Abs. 3b DSGVO). Dazu gehört die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht. Daneben existieren zahlreiche berufs- und unternehmensspezifische Fristen und Pflichten. Anwälte haben beispielsweise die Handakte nach § 50 Bundesrechtsanwaltsordnung 6 Jahre lang aufzubewahren. Für Ärzte gibt es die Verpflichtung, die Patientenakte mindestens 10 Jahre ab Ende der Behandlung aufzubewahren (§ 630f Abs. 3 BGB). Neben Aufbewahrungspflichten kann auch ein berechtigtes Interesse eine langfristige Datenaufbewahrung rechtfertigen. Dazu gehört beispielsweise das Beweissicherungsinteresse bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten.

Für welche Daten die digitale Aufbewahrung hinreichend ist
Grundsätzlich können Unternehmen sämtliche Daten digital speichern. Hierbei kommen meist Document-Management-Systeme zum Einsatz, in denen sich verschiedene Dokumente von Kaufbelegen über Korrespondenzen bis zu Policen elektronisch verwalten lassen. Zu berücksichtigen ist, dass in manchen Fällen analoge Originale in Papierform aufzubewahren sind, die nicht vernichtet werden dürfen. Dazu zählen etwa Bilanzen und Jahresabschlüsse sowie Policen mit konkreten Leistungsansprüchen. Sämtliche Dokumente, die der Schriftform bedürfen, sollten ebenso in Papierform aufbewahrt werden.

Rechtssichere Datenaufbewahrung sensibler Dokumente
Bei der Art der Aufbewahrung gilt es, Geheimhaltungspflichten sowie die Vertraulichkeit der Unterlagen zu berücksichtigen. Im Sinne der Nachhaltigkeit lässt sich durch digitale Archivierung in vielen Fällen Papier sparen. Dies ist in einigen Unternehmen längst Standard, da nur wenige Dokumente eine Aufbewahrung im Original erfordern. Handelt es sich um streng vertrauliche Unterlagen in Papierform, so sind abschließbare Schränke das Mittel der Wahl. Gaerner bietet genau dafür viele verschiedene Schränke für Unterlagenaufbewahrung. Bei der Aufbewahrung sollte auch der Raum gewisse Anforderungen erfüllen, um das Risiko der Unterlagenvernichtung (etwa durch Feuer) gering zu halten.

DSGVO-konforme Aktenvernichtung
Sobald die Aufbewahrung nicht gesetzlich erforderlich ist oder eine Ausnahme vorliegt, sind Daten sowohl in physischer als auch in digitaler Form zu löschen. Eine Entsorgung der Papierform in einem einfachen Papierkorb ist fahrlässig und nicht DSGVO-konform. Daher sollten Unternehmen auf hochwertige Aktenvernichter setzen. Diese Art der Zerstörung verhindert eine Rekonstruktion der Daten zuverlässig.

Fazit

Während die elektronische Archivierung für viele Daten hinreichend ist, bedürfen bestimmte Dokumente einer sicheren physischen Aufbewahrung. Hierbei sollten Verantwortliche keine Originale und Kopien im selben Datenschrank lagern. Besteht ein Recht auf Löschung, ist auf eine DSGV-konforme Vernichtung physischer Daten mittels Aktenvernichter zu achten.



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