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Outsourcing des Sekretariats

Zeitersparnis für Unternehmen

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich ständig gegen die Konkurrenz behaupten, um langfristig am Markt Fuß zu fassen. Darum setzen sie häufig auf Service aus einer Hand und bearbeiten Kundenanfragen, Mails und Telefonate bevorzugt in Echtzeit. Das Kerngeschäft bleibt dabei manchmal auf der Strecke. Die Zusammenarbeit mit einem externen Sekretariat bietet einen diskreten Ausweg mit hohem Servicefaktor.

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich ständig gegen die Konkurrenz behaupten, um langfristig am Markt Fuß zu fassen. Darum setzen sie häufig auf Service aus einer Hand und bearbeiten Kundenanfragen, Mails und Telefonate bevorzugt in Echtzeit. Das Kerngeschäft bleibt dabei manchmal auf der Strecke. Die Zusammenarbeit mit einem externen Sekretariat bietet einen diskreten Ausweg mit hohem Servicefaktor.

Dringende Kundenanliegen und unwichtige Telefonate

Junge Unternehmen wissen, dass Kunden sich ernst genommen fühlen möchten und verbringen daher viel Zeit mit digitalem und telefonischem Kundenkontakt. Auf Social Networks erhalten Follower jederzeit eine Antwort auf kleinere Anfragen und Kritikäußerungen. Wenn das Telefon klingelt springt einer der wenigen Mitarbeiter auf und bespricht mit dem Gegenüber sein Anliegen. Auch der Kontakt zu Lieferanten und Partnerfirmen wird regelmäßig gepflegt. Dabei müsste die Unterscheidung, wofür die Arbeitszeit aufgewendet wird bereits bei den Kundenanliegen beginnen. Lieferprobleme und Reklamationen sind ein wichtiges Anliegen. Neue Aufträge und Bestellungen müssen bevorzugt behandelt werden. Doch nicht jeder Anruf ist konkret und nicht jedes Anliegen erfordert eine sofortige Reaktion.

Sekretariat outsourcen und Rollen neu verteilen

Die Aufgaben, die in kleinen Unternehmen von Sachbearbeitern und Geschäftsführung übernommen werden, sind zum Teil klassische Tätigkeiten eines Sekretariats. Sind keine Mittel für die Einrichtung eines Empfangsbereiches vorhanden, bietet sich die Nutzung eines externen Sekretariats über eBüro an. Der eBüro Servicelässt Unternehmen ihre Anrufe einfach und zuverlässig an einen externen Mitarbeiter weiterleiten. Das kann automatisch bei jedem Anruf geschehen, oder nur wenn im Unternehmen besetzt oder kein Mitarbeiter frei ist. Das Sekretariat meldet sich im Namen des Unternehmens und notiert im Gespräch die Details des Anrufes. Die Notizen werden nach dem Anruf per SMS, Mail oder über die eBüro App an das Unternehmen weitergeleitet. Mitarbeiter entscheiden dann, ob und wann ein Rückruf erfolgen sollte. Diese Einteilung in Sekretariat, Arbeitsbereiche und Führung gibt nicht nur dem Unternehmen selbst, sondern auch der Kundeninteraktion eine neue Struktur.

Zugewinn an Professionalität durch Empfangsleistung

Kunden und Partnerfirmen wissen, dass sie in den meisten Unternehmen mit einem Sekretariat kommunizieren, bevor ihr Anliegen weitergeleitet wird. In Firmengebäuden ist hierzu ein klassischer Empfangsbereich sinnvoll. Beide Einrichtungen dienen dem Ablauf der Unternehmensprozesse und dem Kundenservice gleichermaßen. Der Kunde fühlt sich willkommen und kann kleinere Anliegen schneller klären, während Mitarbeiter ihre Aufgaben beenden können um dann einen Rückruf zu veranlassen oder den Besucher zu treffen. Die Nutzung der eBüro Services wirkt auf Anrufer professionell und erhöht die Zufriedenheit. Einen persönlichen Ansprechpartner kann das Unternehmen natürlich trotz des externen Empfangs für alle Belange bereithalten. Durch die Anrufnotizen ist auch er bereits auf das Telefonat vorbereitet und kann Kunden, Lieferanten und Partnern fachlich beratend zur Seite stehen.

Fazit

Das Outsourcing des Sekretariats bietet für kleine und mittelständische Unternehmen neben der klaren Zeitersparnis viele Vorteile rund um Kundenservice und Branding. Die Entgegennahme der Anrufe durch einen externen Mitarbeiter wirkt professionell und gibt dem Arbeitsablauf eine neue Struktur.


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